TIETOSUOJASELOSTE

YLEISTÄ
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Rakennuttajayhteisö Westend Kuninkaansatama Ky (jäljempänä ”Kuninkaansatama” tai ”yhtiö”) kerää, miten yhtiö käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Yhtiö kiinnittää erityistä huomiota henkilötietojen suojaamiseen ja noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten kansallista tietosuojalakia (1050/2018) (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”).

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin yhtiön tarjoamiin rakennus-, urakointi- ja kiinteistöpalveluihin, asuntojen myymiseen sekä muihin yhtiön tarjoamiin palveluihin niin yhtiön toimistossa, urakkakohteissa kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita yhtiön tuotteista ja palveluista. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan yhtiön yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien sekä yhtiön kiinteistöissä ja urakkakohteissa vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn ja kameravalvontaan.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö on tunnistettavissa tai joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa siten kuin tietosuojalainsäädännössä on tarkemmin määritelty.

REKISTERINPITÄJÄ JA TIETOSUOJAVASTAAVA

Rekisterinpitäjä: Rakennuttajayhteisö Westend Kuninkaansatama Ky
Y-tunnus: 3419788-4
Puhelin: 0400 474 102
Sähköposti: myynti@kuninkaansatama.fi

Kuninkaansataman:n tietosuojavastaava:
Suvi Lukjanov
myynti@kuninkaansatama.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

  • Yhtiön tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen,
    laadunvarmistamiseen ja tiedottamiseen
  • palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
  • liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
  • palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun sekä kohdennettuun asiakasviestintään ja asiakastutkimuksiin sekä palveluiden käytön seurantaan
  • markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
  • lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten työturvallisuuslain, verotusmenettelylain ja veronumerosta ja rakennusalan veronumerorekisteristä annetun lain sekä tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain ja kirjapitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin
  • riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen sekä IT-ympäristön turvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseen
  • Yhtiön kiinteistöjen, urakkakohteiden ja omaisuuden sekä henkilöiden
    turvallisuuden varmistamiseen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu yhtiön tarjoaman tuotteen tai palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, työturvallisuusvelvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin esimerkiksi veroviranomaisille. Käsittely esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin sekä tietyiltä osin myös turvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseen perustuu yhtiön oikeutettuun etuun. Kun Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, yhtiö on arvioinut, että rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä yhtiön oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja.

Sähköinen suoramarkkinointi ja yhtiön uutiskirjeen tilaaminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).

KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT SEKÄ TIETOSISÄLTÖ JA TIETOLÄHTEET

Westend Kuninkaansatama käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

  1. Yhteystiedot
    o Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  2. Tunnistamistiedot
    o Rekisteröidyn henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika
  3. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
    o Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot
  4. Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot
    o Tiedot yhtiön ja rekisteröidyn tai yhtiön ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, kauppasopimukset, asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja yhtiön väliset yhteydenotot, reklamaatiot ja muut asiointiedot
  5. Luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä
    o Työturvallisuuslain (738/2002) 52b §:n mukainen luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä
  6. Työmaan päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuden nojalla kerättävät tiedot
    o Verotusmenettelylain (1558/1995) 15b §:n nojalla kerättävät tiedot verovalvontaa varten
  7. Tilaajan selvitysvelvollisuuden perusteella kerättävät tiedot
    o Tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) nojalla kerättävät tiedot
  8. Muu urakkakohteisiin liittyvä materiaali
  9. Kameravalvonta
    o Yhtiön kiinteistöihin ja urakkakohteisiin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa olla tunnistettavissa
  10. Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot
    o Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja yhtiön palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto. Lisätietoja evästeiden ja muiden teknisten seurantakeinojen käytöstä löydät yhtiön evästekäytännöstä.
  11. Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot
    o Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot
  12. Muut rekisteröityjen antamat henkilötiedot

Huomioithan, että tietosisältöjä koskevat maininnat ovat esimerkkejä.
Kohdissa 1 – 10 mainittuihin henkilötietoryhmiin sisältyvien henkilötietojen antaminen on välttämätöntä yhtiön ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä yhtiön palveluiden tuottamiseksi. Mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, ei esimerkiksi asunnon kauppasopimusta tai muutos- ja lisätöiden tekemistä koskevaa sopimusta voida tehdä tai täyttää asuntokauppaan liittyviä velvoitteita.

Kohdassa 11 ja 12 mainittujen tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Lisätietoja kohdassa 10 mainituista tiedoista löydät yhtiön evästekäytännöstä.

TIETOLÄHTEET

Rekisteröidyn itsensä antamat henkilötiedot

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, kauppasopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakassuhteen aikana. Rekisteröity on voinut antaa yhtiölle tietoja myös esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen, sosiaalisen median palveluissa tai yhtiön verkkosivuilla. Lisäksi tietoja voidaan kerätä henkilön luvalla arpajaisten, kilpailujen yms. yhteydessä.

MUISTA LÄHTEISTÄ KERÄTYT TIEDOT

Yhtiö saattaa käyttää markkinoinnissaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Postilta tai Asiakastiedolta.

Yhtiön alihankkijat, urakoitsijat ja yhteistyökumppanit toimittavat yhtiölle rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.

Yhtiö hyödyntää myös Hubspotin ja Google Analyticsin analytiikkapalveluja, joiden kautta kerätään evästeitä ja muita teknisiä tunnistetietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Asuntokauppaan liittyviä asiakirjoja pääasiallisesti 10 vuotta ensisijaisesti kirjanpitolain mukaisesti, ja urakkakohteisiin liittyviä asiakirjoja pääasiallisesti 10 vuotta RYSE-ehtojen mukaisesti, ellei yhtiötä velvoittavassa lainsäädännössä tai yhtiön muiden velvoitteiden taikka oikeuksien toteuttamisen takia ole perusteita säilyttää tietoja pidempään.

Luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä säilytetään kuuden vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Työmaan päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuden nojalla kerättävät tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui.

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity on markkinoinnin kohteena, eikä rekisteröity ole peruuttanut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai peruuttanut markkinointiin antamaansa suostumusta, tai rekisteröity ei ole vastustanut häntä koskevien henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.

Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana yhtiön suuntaan.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa.

Lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista ja -käytännöistä saa pyydettäessä

HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT TAHOT JA VASTAANOTTAJAT

Henkilötietoja voidaan siirtää Ultivista-konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja muita henkilötietojen käsittelijöitä. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT- järjestelmiä ja taloushallintopalveluita sekä perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavat tahot:

  • Lemonsoft Oy
  • Primanet Oy
  • Oikotie Asunnot Oy (PDX)
  • IMX Blink Helsinki Oy
  • Aktia Pankki Oyj
  • Suomen Tilaajavastuu Oy
  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Yhtiö ei luovuta henkilötietoja suoramarkkinointiin.

Yhtiö voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi yhtiö voi joutua luovuttamaan henkilötietoja, mikäli yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille.

  • Lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista saa pyydettäessä.

HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.
Kauppasopimukset ja muut alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on lainsäädännön ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet henkilötietoihinsa.

OIKEUS PÄÄSTÄ TIETOIHIN JA TIETOJEN TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

OIKEUS TIETOJEN SIIRTÄMISEEN SEKÄ KÄSITTELYN RAJOITTAMISEEN JA KÄSITTELYN VASTUSTAMISEEN

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten suoramarkkinointiin.

OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon olemalla yhteydessä yhtiön myyntiin (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2). Lisäksi rekisteröity voi poistua yhtiön sähköpostituslistalta koska tahansa klikkaamalla sähköpostissa olevaa “Peru uutiskirjeen tilaus” / “unsubscribe” -linkkiä.

OIKEUKSIEN TOTEUTTAMINEN

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tässä tietosuojaliitteessä mainitulle tietosuojavastaavalle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa)

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTA­VIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät tästä.

MUUTOKSET TIETOSUOJA­SELOSTEESEEN

Voimme tarvittaessa muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Kaikki muutokset julkaistaan sivustollamme, jossa myös tämä tietosuojaseloste on julkaistu. Rekisteröityjen on suositeltavaa tutustua Tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 2.4.2024.
Versio 1.0

Versiohistoria

Versionumero

Muutos

Päivämäärä

1.0

Laadinta

2.4.2024